Электронная трудовая книжка

На прошлой неделе подписан закон о введении в России с 1 января 2020 года электронных трудовых книжек. Он дает возможность работодателю формировать  в электронном виде и представлять в Пенсионный фонд РФ основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника. Закон подготовлен правительством в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика».

Предусмотренные изменения, по экспертным оценкам, затрагивают около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. У нас на Брянщине переход на электронные трудовые книжки может затронуть порядка 349 тысяч  работников и 17,9 тыс. работодателей.

На практике переход на электронную трудовую книжку  будет выглядеть так. Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в ПФР для хранения в информационных ресурсах.

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины такого решения, а также другая предусмотренная законодательством информация. Индивидуальный лицевой счет гражданина в ПФР дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности» (место работы, сведения о выполняемой работе и периодах работы, информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения работодателем бумажной  трудовой книжки, либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности  в электронном виде).

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно будет в личном кабинете на сайте ПФР http://www.pfrf.ru или на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан будет исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и вновь представить их в ПФР.

Работодатель обязан будет представлять сведения о трудовой деятельности за периоды работы у него способом, указанным в заявлении работника: в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении – в день прекращения трудового договора. Работник сможет запрашивать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме. Документы можно будет получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг. Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

В течение 2020 года работодателям предстоит провести большую организационную работу: принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть); подготовить и обсудить изменения в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);  обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;  уведомить по 30 июня 2020 года работников в письменном виде об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве выбора работником между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Работодатель, с численностью работников 25 и более (за предшествующий отчетный период-месяц), представляет сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает сервис для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе (Электронные услуги и сервисы ПФР, Кабинет страхователя).

По 31 декабря 2020 г. включительно работники смогут подавать работодателям письменные заявления о своем выборе. Те, кто не смогут сделать это в установленный срок, вправе будут подать заявление работодателю  в любое время, по  основному месту работы. При этом за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, оно сохранится при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

При изменении решения, можно будет  подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Тогда представитель  работодателя выдаст трудовую книжку на руки, с записью о подаче работником соответствующего заявления. С этого момента он освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Ответственным за хранение и ведение документа в этом случае будет сам работник.

Если работник  не подаст ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжит вести его трудовую книжку в привычном формате.

С 1 января 2021 года при приеме впервые поступивших на работу сотрудников будет формироваться  только электронная  трудовая книжка.